Udfordring
Manuel timeberegning og kundeafregning tog 2-4 timer af direktørens tid hver eneste mandag.
Kundecase
FakBot: fra 4 timer til en halv time om ugen på kundeafregningen
Bogføringsfirmaet PlusMinus brugte hver mandag 2-4 timer på at regne timer sammen og sende afregninger ud. ZELLERT Ai byggede FakBot, en custom GPT, der tog det meste af arbejdet. I dag klarer en medarbejder det på cirka en halv time om ugen.
- Kunde
- PlusMinus ApS
- Branche
- Bogføring og revision
- Område
- Operationel Ai
- Lokation
- Viby, Aarhus
- Størrelse
- 8 medarbejdere
- Website
- plusminus.dk
ZELLERT Ai case
Løsning
ZELLERT Ai byggede FakBot, en custom GPT i ChatGPT Business, der samler rådata fra timeregistreringen til færdige beregninger og overblik på kundeniveau.
Resultat
Fra cirka 4 timer om ugen til en halv time. Opgaven kan uddelegeres, fejlene er væk, og direktøren har fået tid til at drive virksomheden.
Kort svar
ZELLERT Ai byggede FakBot, en custom GPT i ChatGPT Business, der samler timeregistrering til færdige afregninger. PlusMinus gik fra cirka 4 timer til en halv time om ugen.
Situationen før
PlusMinus er et bogføringsfirma i Viby ved Aarhus med omkring otte medarbejdere. De er kendt for at være grundige og til at stole på, og de afregner deres kunder på timebasis.
Ai fyldte stort set ingenting i hverdagen. Ejeren pillede lidt ved Copilot, men ellers startede de fra bar bund.
Udfordringen
Hver mandag brugte Majken, direktør og ejer, mellem to og fire timer på det samme: finde de rigtige registreringer for hver medarbejder, regne timer og omkostninger sammen, taste tallene ind i regnskabssystemet og sende afregninger ud.
Det var manuelt, det tog tid, og det var svært at lægge fra sig, fordi det hele sad i hovedet på hende. Hun rakte selv ud til ZELLERT Ai, fordi hun kunne se, at netop den beregning og analyse måtte kunne gøres smartere.
Sådan greb vi det an
Lasse fra ZELLERT Ai startede med en discovery for at finde ud af, hvad der reelt var tungt i opgaven. Ikke hele forretningen, bare den ene arbejdsgang.
Ud fra det byggede han det, der siden fik navnet FakBot. Den blev bygget som en custom GPT i ChatGPT, fordi det var dér, styrkerne til lige præcis den her opgave lå.
Ingen stor selvstændig platform, ingen vibe-coding. En custom GPT med de rigtige instruktioner og det rigtige datagrundlag.
Implementering
ChatGPT Business blev indført i virksomheden, og nøglemedarbejdere fik adgang. Det betød, at FakBot-opgaven kunne uddelegeres til andre, når Majken ikke var på kontoret.
FakBot tager rådata fra timeregistreringssystemet og laver det om til sammenlagte beregninger, tidsoversigter og opgaveoversigter på kundeniveau.
Filerne kan skiftes ud løbende, når der kommer nye kunder eller medarbejdere, eller når priser og timeforbrug ændrer sig. PlusMinus kan selv rette informationerne uden at skulle ringe til en udvikler hver gang.
Resultater
Før tog opgaven 2-4 timer af Majkens tid hver uge. I dag er den uddelegeret til en medarbejder, der bruger maks 2,5 time to gange om måneden. Reelt et skifte fra omkring fire timer om ugen til en halv time.
Samtidig er fejlene i timeomregningen væk. Tallene stemmer, fejl bliver fanget, og kunderne bliver afregnet for de rigtige timer.
Der er også en økonomisk gevinst i to-cifrede timetal, men den præcise størrelse holder PlusMinus for sig selv.
Hvad ændrede sig i hverdagen?
Majken fik et overblik, hun ikke havde før. Hun kan nu analysere timeforbruget langt tilbage og se, hvor tiden går: hvad stiger, hvad falder, hvor der bliver brugt rigtig meget tid, og hvilke medarbejdere der passer bedst til hvilke opgaver.
Det giver et grundlag for at styrke indtjeningen, både generelt og på den enkelte kunde.
Og så flyttede det hendes egen tid fra drift over mod udvikling, kunde- og medarbejderpleje. Mindre stress, mere overskud til at drive virksomheden.
Proof
Det konkrete output.
Fra ~4 t/uge til ~0,5 t/uge
Tidsforbrug på kundeafregning
Opgaven er uddelegeret til en medarbejder, der bruger maks 2,5 time to gange om måneden. Baseret på PlusMinus' egen opgørelse.
Elimineret
Fejl i timeomregning
Tallene stemmer, og fejl bliver fanget, så kunderne afregnes for de korrekte timer.
Leverancer
- FakBot: custom GPT til timeberegning og kundeafregning
- Indførelse af ChatGPT Business i virksomheden
- Adgang og oplæring af nøglemedarbejdere, så opgaven kan uddelegeres
- Opsætning så kunden selv kan opdatere data og filer
- Discovery af den tunge arbejdsgang
Værktøjer
- ChatGPT Business
- Custom GPT
- Microsoft Copilot
Læring
Hvad tog vi med videre?
Det behøver ikke være et stort, flot, selvstændigt system for at rykke noget i driften. Her var det en custom GPT, bygget på ChatGPTs styrker og fodret med de rigtige data.
PlusMinus holder sig til Copilot og ChatGPT som deres to værktøjer og leder ikke efter nye. De kigger nu på flere tilbagevendende opgaver, der kan klares samme vej.
Lasse er fortsat tilknyttet ad hoc til nye opgaver og workshops, og der er aftalt et Ai Act compliance-forløb med discovery i tredje kvartal 2026.
FAQ
Spørgsmål til casen.
Hvad er FakBot?
En custom GPT bygget i ChatGPT Business, der tager rådata fra PlusMinus' timeregistrering og laver det om til færdige beregninger og overblik på kundeniveau.
Hvorfor en custom GPT og ikke et selvstændigt system?
Fordi opgaven ikke krævede det. En custom GPT med de rigtige instruktioner og data løste arbejdsgangen, og PlusMinus kan selv opdatere den løbende uden en udvikler.
Hvad er næste skridt for PlusMinus?
De ser på flere tilbagevendende opgaver, der kan løses samme vej, og der er aftalt et Ai Act compliance-forløb med discovery i tredje kvartal 2026.
Næste skridt
Skal vi kigge på jeres arbejdsgange?
Vi tager udgangspunkt i det konkrete: opgaver, ansvar, data, mennesker og de beslutninger der skal træffes.